Processo Civile Telematico: i compiti del Professionista ausiliario del giudice

Dal 30 giugno 2014, come previsto dall'art. 16-bis del D.L. n. 179/2014 (convertito con modificazioni dalla Legge n. 221/2012 - G.U. 18/12/2012, n. 294 - S.O. n. 208), è cominciata l'era dei processi civili telematici (PCT).

Il cambiamento ha interessato tutte le figure che gravitano intorno ai processi civili, quindi:

• Avvocati
• Cancellieri
• Cittadini e Imprese
• Magistrati
• Professionisti ausiliari del giudice
• Software house
• Pubbliche Amministrazioni, Ordini professionali ed Enti

Tra le figure che trarranno certamente vantaggio dal processo civile telematico (PCT) vi sono sicuramente i Professionisti ausiliari del giudice che dovranno procedere al deposito degli atti esclusivamente online. Riportiamo di seguito le procedure principali che interessano questa figura.

Le procedure a carico dei Professionisti ausiliari del giudice

Per prima cosa occorre avere una casella di posta elettronica certificata (PEC) e registrarsi al Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE), gestito dal Ministero della Giustizia. Il ReGIndE non gestisce informazioni già presenti in registri disponibili alle PP.AA., nell’ambito dei quali sono recuperati, ad esempio ai fini di eseguire notifiche ex art. 149 bis c.p.c., gli indirizzi di PEC delle imprese o le CEC-PAC dei cittadini.

Gli ordini professionali o gli enti pubblici diversi dalle Pubbliche Amministrazioni possono procedere alla registrazione dei soggetti abilitati esterni appartenenti all’ordine/ente. Nello specifico, l’ordine o ente di appartenenza deve seguire la procedura di seguito riportata:

1. inviare una richiesta di censimento formale al responsabile S.I.A. del Ministero della Giustizia (prot.dgsia.dog@giustiziacert.it) - Tale richiesta deve contenere tutte le informazioni idonee a identificare l’ente o l’ordine, la casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) dalla quale si procederà all’invio delle informazioni riguardanti i Soggetti, il nominativo del delegato all’invio delle informazioni sui Soggetti.
2. dopo aver ricevuto, sempre via PEC, la risposta positiva di avvenuto censimento, l’ordine o ente invia un file contenente le informazioni necessarie alla registrazione nel RegIndE dei singoli Soggetti, utilizzando i file conformi e sottoscritto con firma digitale (o con firma elettronica qualificata) dal soggetto indicato, nel documento di censimento di cui al punto precedente, come delegato all’invio. Il file deve essere inviato, esclusivamente via PEC, all’indirizzo specificato nella risposta di avvenuto censimento. Il contenuto di tale file viene elaborato e l’esito viene restituito all’ordine/ente mittente, sempre via PEC, sotto forma di file strutturato.

I Soggetti possono essere registrati anche se non dotati di indirizzo di PEC: in tal caso essi potranno fruire solo del servizio di consultazione ma non dei servizi di deposito e comunicazione telematica. E’ possibile eseguire l’aggiornamento o la cancellazione dei dati relativi ad un soggetto iscritto nel RegIndE ovvero aggiungere altri soggetti ad un albo precedentemente inviato.

I professionisti ausiliari del giudice non iscritti ad un albo oppure i soggetti il cui ordine di appartenenza non abbia provveduto all’invio di copia dell’albo, ad eccezione degli avvocati, possono registrarsi al RegIndE rivolgendosi ad un Punto di Accesso o utilizzando l’apposita funzionalità disponibile sul portale del PCT (clicca qui).

Strumenti e prerequisiti per la ricezione delle comunicazioni e delle notificazioni per via telematica

Il professionista che intende ricevere comunicazioni o notificazioni via PEC deve:

• essere censito nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (RegIndE);
• essere dotato di casella di PEC, regolarmente censita nel RegIndE;
• essere dotato di certificato di autenticazione (smart card o chiavetta USB) per accedere all’area di download del Portale dei Servizi Telematici.

Strumenti e prerequisiti per il deposito di Atti telematici da parte di avvocati e ausiliari del giudice

Per il deposito di Atti telematici, il professionista deve:

• essere censito nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (RegIndE);
• essere dotato di casella di PEC, regolarmente censita nel RegIndE. Non possono essere utilizzate a tale scopo gli indirizzi di posta elettronica certificata per le comunicazione tra cittadino e pubblica amministrazione (CEC-PAC)
• essere dotato di certificato di firma digitale su token crittografico (smart card o chiavetta USB);
• disporre di un apposito software per la creazione della busta telematica, secondo le specifiche tecniche definite nel provvedimento del Direttore generale SIA.

Visibilità nella consultazione delle informazioni e ruoli dell'utente

La consultazione dello stato del procedimento, dei dati contenuti nei registri di cancelleria e dei documenti in formato elettronico che costituiscono il fascicolo informatico è strettamente legata al ruolo che il soggetto svolge nell’ambito del procedimento (avvocato, consulente, delegato, parte, ecc).

I profili di accesso, inoltre, sono definiti sulla base del ruolo con il quale il soggetto è registrato nel Registro Generale degli indirizzi Elettronici (RegIndE).

I registri di cancelleria a cui è possibile accedere sono i seguenti:

• Contenzioso Civile
• Diritto del Lavoro
• Procedure Concorsuali
• Esecuzioni Mobiliari
• Esecuzioni Immobiliari
• Procedimenti civili presso l’ufficio del Giudice di Pace

Nelle tabelle seguenti sono schematizzati i criteri di accesso alle informazioni.

Ricezione delle comunicazioni inviate dall’ufficio giudiziario

Le comunicazioni per via telematica inviate dall’ufficio giudiziario al soggetto abilitato esterno sono eseguite secondo le regole tecniche, per le quali la comunicazione viene inviata all’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) che il soggetto abilitato esterno ha provveduto a registrare nel Registro degli Indirizzi Elettronici oppure nell’INI-PEC.

Il destinatario riceverà, all’indirizzo registrato, un messaggio di PEC contenente il testo della comunicazione, l’eventuale atto oggetto di comunicazione e due file contenenti i dati strutturati (formato XML) contenuti nella comunicazione stessa. Per la lettura dei file strutturati, in formato XML, è necessario utilizzare un apposito editor non essendo sufficiente il browser di navigazione.

In caso di presenza di dati sensibili, la comunicazione viene effettuata per estratto: attraverso la PEC viene comunicato l’avviso di disponibilità della comunicazione che sarà scaricabile integralmente da una apposita area riservata del Portale dei Servizi Telematici previa autenticazione del soggetto tramite certificato (smart card o chiavetta USB) e utilizzando l’URL indicato nel messaggio di PEC di avviso.

A seguito dell’invio di un messaggio PEC di comunicazione, l’ufficio giudiziario mittente riceverà:

• ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC): la data e l’ora della RdAC definiscono il momento in cui la comunicazione si intende perfezionata e, quindi, il contenuto portato a conoscenza del destinatario. La RdAC è conservata nel fascicolo informatico.
• avviso di Mancata Consegna: corrisponde alla impossibilità di consegnare il messaggio di PEC nella casella di posta del destinatario.

Deposito generico di un atto

L’atto da depositare, in formato .pdf, e gli eventuali allegati (nei formati ammessi) devono essere inseriti in una struttura informatica denominata busta telematica da inviare, come allegato ad un messaggio di Posta Elettronica Certificata (PEC), all’indirizzo telematico dell’ufficio giudiziario destinatario, consultabile sul catalogo dei servizi telematici.
Il file .pdf relativo all’atto deve essere firmato digitalmente dal soggetto che procede al deposito.
Le informazioni fondamentali riferite all’atto devono essere inserite in una apposita struttura dati (file XML), specifica per ogni tipologia di atto, anch’essa sottoscritta con firma digitale e inserita nella busta telematica.
Il deposito è accettato solo se il soggetto mittente del messaggio di PEC risulta registrato nel RegIndE.

A seguito dell’invio del messaggio di PEC relativo ad un deposito, il mittente riceverà dal dominio Giustizia:

• ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC) la data e l’ora della RdAC determina il momento della ricezione ai fini dei termini processuali. Nel caso in cui la RdAC sia rilasciata dopo le ore 14.00, il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo.
• Avviso Mancata Consegna (AMC) in alternativa alla RdAC: equivale all’impossibilità a consegnare la PEC di deposito alla casella di posta elettronica certificata dell’ufficio giudiziario adito. In questo caso si consiglia di ritentare l’invio della PEC di deposito o di rivolgersi al proprio gestore di PEC ovvero al proprio Punto di Accesso (PdA) nel caso di PEC integrata nelle funzionalità del PdA
• esito controlli automatici è un messaggio di PEC in cui viene riportato l’esito dei controlli inerenti le verifiche formali del messaggio e della busta telematica
• esito intervento della cancelleria è un messaggio di PEC in cui viene riportato l’esito dell’intervento di accettazione dell’atto da parte della cancelleria o della segreteria dell’Ufficio Giudiziario

A cura di Redazione LavoriPubblici.it