Internet, e-mail e social media: nuove indicazioni per i dipendenti della PA

L’utilizzo corretto dei mezzi informatici e dei social media nel contesto lavorativo richiede non solo un pizzico (e anche più) di buonsenso, educazione insieme a un approccio consapevole, ma anche il rispetto di norme ben definite, soprattutto se si lavora per la Pubblica Amministrazione.

Tecnologie informatiche, mezzi di informazione e social media: le indicazioni per i dipendenti della PA

Proprio nella volontà di sottolineare come il dipendente della PA sia un rappresentante delle istituzioni per cui lavora, anche quando invia un’e-mail o pubblica un commento a un post, è stato pubblicato il d.P.R. n. 81/2023, che apporta modifiche al Codice di comportamento dei dipendenti pubblici (d.p.R. n. 62/2013).

Nel dettaglio, il regolamento disciplina l'utilizzo delle tecnologie informatiche, introducendo l'art. 11-bis al d.P.R. n. 62/2013 e l’utilizzo dei mezzi di informazione e dei social media (art. 11-ter). Sebbene l’intento sia proprio quello di mettere dei “paletti” nelle attività online, istituzionali e personali, dei dipendenti della P.A., sono rimasti alcuni margini di ambiguità. Vediamo di cosa si tratta.

Utilizzo delle tecnologie informatiche: le novità

L'art. 11-bis, al comma 1 prevede che “L’amministrazione, attraverso i propri responsabili di struttura, ha facoltà di svolgere gli accertamenti necessari e adottare ogni misura atta a garantire la sicurezza e la protezione dei sistemi informatici, delle informazioni e dei dati. Le modalità di svolgimento di tali accertamenti sono stabilite mediante linee guida adottate dall’Agenzia per l’Italia Digitale, sentito il Garante per la protezione dei dati personali. In caso di uso di dispositivi elettronici personali, trova applicazione l’articolo 12, comma 3 -bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”. In realtà, come già evidenziato da esperti in materia, l’amministrazione non ha la facoltà, bensì l’obbligo di garantire la sicurezza e la protezione, come sancito dal GDPR (Regolamento UE 679/2016).

Si specifica inoltre che l’utilizzo degli account di posta istituzionali è consentito per i soli fini connessi all’attività lavorativa o ad essa riconducibili e non può in alcun modo compromettere la sicurezza o la reputazione dell’amministrazione, mentre l’utilizzo di quelle personali è di norma evitato per attività o comunicazioni afferenti il servizio, salvi i casi di forza maggiore dovuti a circostanze in cui il dipendente, per qualsiasi ragione, non possa accedere all’account istituzionale.

Si sancisce inoltre la responsabilità del dipendente per il contenuto dei messaggi inviati, che in calce deve riportare sempre il mittente e il recapito istituzionale.

Si autorizza inoltre un uso personale degli strumenti informatici della PA, benché in tempi ristretti e senza inficiare l’attività istituzionale. Infine, è vietato l’invio di messaggi di posta elettronica, all’interno o all’esterno dell’amministrazione, che siano oltraggiosi, discriminatori o che possano essere in qualunque modo fonte di responsabilità dell’amministrazione.

Mezzi di informazione e dei social media: norme di utilizzo

Di particolare rilievo l’art. 11-ter, relativo all’utilizzo dei propri account di social media. Si mette nero su bianco che le opinioni o i giudizi del dipendente non devono essere in alcun modo attribuibili direttamente alla pubblica amministrazione di appartenenza; il dipendente in ogni caso è tenuto ad astenersi da qualsiasi intervento o commento che possa nuocere al prestigio, al decoro o all’immagine dell’amministrazione di appartenenza o della pubblica amministrazione in generale.

Anche qui c’è una linea sottile da valutare: c’è chi palesa una possibile limitazione della libertà di opinione, quando n realtà si tratta della regolamentazione del comportamento di un dipendente che rappresenta, con il proprio ruolo, parte dello Stato. Proprio per questo le PA possono dotarsi di una “social media policy” per ciascuna tipologia di piattaforma digitale, individuando, in base al livello gerarchico e di responsabilità del dipendente, le condotte che possono danneggiare la reputazione delle amministrazioni.

Infine, no alle comunicazioni di servizio sui social, a meno che non si tratti di attività per le quali l’utilizzo di questi canali risponda ad una esigenza di carattere istituzionale; no assoluto anche alla divulgazione di documenti, anche istruttori, e informazioni di cui i diepndenti abbiano la disponibilità.