CHIARIMENTI PRATICI SU ISTITUZIONE E CONSERVAZIONE

L'articolo 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 convertito dalla legge 6 agosto 2008, n. 133 ha previsto importanti novità in materia di documenti obbligatori di lavoro, introducendo al posto dei tradizionali libri matricola, paga e presenze, il Libro Unico del Lavoro che, da un punto di vista pratico, altro non è che l'attuale cedolino paga, contenente il calendario delle presenze, ovvero dei dati attualmente riportati nel libro paga sezione presenze.

L'istituzione e la tenuta del Libro Unico del Lavoro rappresenta una notevole riduzione dei costi, snellisce i rapporti con gli istituti previdenziali ed assicurativi e riduce i tempi necessari per rendere operative le nuove attività.

Il libro matricola s'intende abrogato dal 18 agosto 2008, mentre è previsto un regime transitorio, secondo il quale fino al periodo di paga relativo al mese di Dicembre 2008 (quindi fino al 16 gennaio 2009) i datori di lavoro potevano adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro Unico del Lavoro attraverso la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga (cedolino) e presenze (registro presenze, cartellini orologio, …).

Sono obbligati all'istituzione e alla tenuta del nuovo Libro Unico del Lavoro i datori di lavoro di qualsiasi settore (ad eccezione dei datori di lavoro domestico) nel quale dovranno inserire i dati riferiti a:

• tutti i lavoratori subordinati;
• i collaboratori coordinati e continuativi e a progetto;
• gli associati in partecipazione con apporto lavorativo;

e, secondo una recente Circolare del Ministero del Lavoro, anche:

• le "mini co.co.co";
• i lavoratori interinali;
• i lavoratori distaccati.

Non dovranno invece essere registrati i dati riguardanti i lavoratori autonomi, stagisti e tirocinanti.

Il datore di lavoro deve istituire e tenere un solo ed unico Libro, anche in presenza di più posizioni assicurative e previdenziali o di più sedi di lavoro, sebbene stabili ed organizzate.
La tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata soltanto mediante utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:

• elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo;
• stampa laser;
• supporti magnetici (stampabili).

Non è più possibile utilizzare sistemi manuali. Il Libro Unico del Lavoro può essere tenuto e conservato, alternativamente, presso:

• La sede legale (in senso convenzionale);
• Lo Studio del Consulente del Lavoro o di altro professionista abilitato;
• I servizi e i centri di assistenza delle Associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

Le scritturazioni obbligatorie sul Libro Unico del Lavoro devono avvenire, per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo. Nel caso in cui la scadenza del modello F24 slitti di qualche giorno (perché il giorno 16 cadente di sabato, domenica o festivo) si intenderà posticipato anche il termine delle scritturazioni.

In caso di accesso ispettivo in studio, il datore di lavoro che sceglie di tenere e conservare il Libro Unico presso la propria sede, dovrà esibire prima che l'ispettore proceda alla redazione del verbale di primo accesso ispettivo, il Libro Unico nel luogo in cui si esegue il lavoro, anche mezzo fax o posta elettronica, che dovrà essere aggiornato fino al mese precedente in caso di ispezione dopo il giorno 16 e fino a due mesi precedenti se l'ispezione avviene entro il giorno 16.

Se invece la tenuta e la conservazione viene affidata al consulente del lavoro, l'esibizione del Libro Unico del Lavoro dovrà avvenire entro 15 giorni dalla redazione del verbale di primo accesso ispettivo.

Il Libro Unico del Lavoro dovrà essere conservato per la durata di cinque anni dall'ultima registrazione; il medesimo termine di conservazione è esteso, ai libri obbligatori in materia di lavoro dismessi in seguito all'entrata in vigore della nuova disciplina.